【Outlook教學】如何使用排程助理查看與會者空檔並發送會議邀請？

【Outlook教學】如何使用排程助理查看與會者空檔並發送會議邀請？

WORKFLOW // 會議排程優化

一、為什麼需要這個技巧？

在 Outlook 中安排會議時，透過「排程助理（Scheduling Assistant）」提前確認與會者的空檔，可以避免時間衝突並大幅提升約時間的效率。

STEP-BY-STEP // 會議邀請與排程教學

二、發送會議邀請與查看行程步驟

● STEP 01：建立新會議邀請（兩種方式擇一）

方式 A（從行事曆面板直接建立）：在 Outlook 行事曆的空白時間格上按右鍵，點選「New Meeting Request」（新增會議邀請）。

方式 B（從上方功能欄建立）：切換至「Home」頁籤，點選「New Meeting」導角選單，並選擇「New Meeting」。

● STEP 02：新增與會者

在彈出的新會議視窗中，點選「Required」（必要與會者）按鈕，從通訊錄中挑選或直接輸入與會者的 E-mail。（選擇性：若有非必要參加人員，可加入至「Optional」）。

● STEP 03：使用「排程助理」確認空檔

在會議視窗上方切換至「Scheduling Assistant」（排程助理）頁籤。畫面會列出所有與會者在預定日期當天的時間軸與忙碌狀態。

📊 時間軸填色與狀態說明（可參考視窗左下角圖例）：

• 深藍色色塊（Busy）：忙碌，已有其他會議或行程。
• 藍白斜線（Tentative）：暫定，已收到邀請但尚未確認。
• 紫色網格（Out of Office）：不在辦公室 / 休假中。
• 灰色區塊（Outside of working hours）：非工作時間（依個人 Outlook 設定的工作時間而定）。
• 斜線網格（No Information）：無法取得行程資訊（如跨公司外部帳號或權限未開放）。

FINAL STEP // 自動對齊與發送

三、自動尋找空檔與完成發送

💡 小撇步：自動尋找共同空檔

如果在排程助理介面中發現時間衝突，可善用功能欄左上角的 「AutoPick」 功能，系統會自動幫您跳轉並挑選所有與會者均有空的時間段！

確定好時間與地點後，切換回 「Meeting」 頁籤填寫會議主旨，按下 「Send」（傳送） 即可完成發送。

💡 小結：善用 Outlook 的「排程助理」與「AutoPick」功能，能幫您省去來回傳訊息確認時間的繁瑣過程，是職場中非常實用的時間管理技巧！